Créer un questionnaire d’évaluation

Voici une proposition de questionnaire d’évaluation initiale pour sélectionner des candidats au Titre Professionnel « Assistant de Direction », fondée sur le référentiel national du RNCP, et ses deux blocs de compétences. Tu pourras l’adapter (durée, format) selon ton contexte (entretien, test écrit, etc.). Si tu veux, je peux te donner aussi une version condensée ou un QCM.

Référentiel : points clés à évaluer

D’après le référentiel officiel, les compétences principales attendues sont :

• Assurer les fonctions de support administratif et organisationnel à l’équipe de direction (gestion opérationnelle, outils de pilotage, interface orale, optimisation des processus) helpformation.fr+2France compétences+2

• Organiser et suivre les projets et dossiers spécifiques : veille informationnelle, coordination de projet, organisation d’événements, communication (y compris anglais) helpformation.fr+2France compétences+2

• Maîtrise des outils numériques et bureautiques, anglais niveau B2, rigueur, autonomie, qualités relationnelles, discrétion, adaptabilité, etc. helpformation.fr+2France compétences+2

Questionnaire d’évaluation initiale

Voici un questionnaire divisé en plusieurs parties : compétences techniques, savoir-être / soft skills, motivations. On peut demander à chaque candidat de répondre par écrit ou lors d’un entretien.

Partie 1 : Informations générales

1. Prénom / Nom

2. Parcours professionnel / formation antérieure (en lien avec l’assistanat, la bureautique, la gestion de projet…)

3. Niveau d’anglais (parlé / lu / écrit)

4. Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, outils collaboratifs (Google Drive, Teams, etc.) — auto-évaluation et exemples d’utilisation

Partie 2 : Compétences techniques

(Chaque question peut être notée, par ex. sur 0-5 selon la réponse, ou qualitativement)

      Gestion d’agenda et organisation de planning

• • Décris une situation où tu as dû gérer plusieurs rendez-vous ou tâches concurrentes. Comment as-tu priorisé ?

  • Que ferais‐tu si deux réunions urgentes sont planifiées au même moment pour ton responsable ?

      Traitement de l’information écrite et orale

• • Tu reçois un email externe important, rédigé en anglais, demandant des informations que tu dois transmettre à ta direction. Explique comment tu procéderais (lecture, compréhension, résumé, traduction éventuelle).

  • Donne un exemple de rédaction d’un compte-rendu de réunion : que mets-tu en avant, comment organises-tu le document, quelles sont les parties essentielles ?

      Outils de pilotage & informations chiffrées de gestion

• • Sais-tu créer ou utiliser un tableau de bord ? Donne un exemple (réel ou fictif) d’indicateurs que tu jugerais pertinents pour suivre l’activité d’une direction (par exemple, suivi des dépenses, délais de projet, satisfaction, etc.).

  • Excel : connais-tu les formules de base ? Les fonctions avancées (recherche, tableaux croisés dynamiques) ? Précise.

      Optimisation de processus administratifs

• • Décris un processus administratif que tu as connu (ou imagines) qui pourrait être amélioré : comment ferais-tu ce diagnostic, quelles actions proposerais-tu ?

  • Donne un exemple concret où tu as proposé ou mis en œuvre une amélioration dans une organisation, même petite.

     Veille informationnelle

• • Explique ce que veut dire “veille” dans ce métier.

  • Donne des sources ou des outils que tu utiliserais pour assurer une veille réglementaire, juridique, économique ou sectorielle.

  • Comment sélectionnerais-tu les informations à diffuser, et à qui les communiquer ?

     Organisation d’événements / actions de communication

• • Si on te demande d’organiser un événement professionnel (réunion, conférence, journée portes ouvertes), quelles sont les étapes que tu planifies ?

  • Pour une action de communication, qu’est-ce qui te semble important dans le choix du support, du message, des publics, des moyens ?

    Anglais

• • Rédige un court paragraphe en anglais (ou traduis un texte simple) sur une situation professionnelle (ex : annoncer une réunion, répondre à un email, etc.).

  • À l’oral, tu te sens capable de présenter un projet ou de répondre à des interlocuteurs externes en anglais ? (Donne un exemple ou situation).

Partie 3 : Savoir-être / Soft skills

• Décris une situation tensionnelle ou urgente que tu as vécue : comment as-tu réagi ? Quelles priorités as-tu définies ?
• Autonomie / initiative : peux-tu donner un exemple où tu as dû prendre une décision sans supervision immédiate, ou proposer une solution à un problème identifié ?
• Discrétion / confidentialité : quelles sont selon toi les bonnes pratiques à respecter dans le traitement d’informations sensibles ? As-tu déjà été dans ce genre de situation ?
• Rigueur, précision, souci du détail : comment vérifies-tu que ton travail ne contient pas d’erreurs ? Donne un exemple concret où ton attention aux détails a fait la différence.
• Adaptabilité / gestion des imprévus : raconte une fois où un plan a changé, ou un imprévu est survenu dans ton travail ou projet, comment tu t’en es sorti ?
• Relationnel / communication : comment gères-tu les relations avec différents interlocuteurs (hiérarchiques, collègues, externes) ? As-tu déjà dû faire face à un conflit ou une divergence de point de vue ? Comment l’as-tu résolu ?

Partie 4 : Motivation et projet professionnel

• Pourquoi veux-tu suivre cette formation Assistant de Direction ? Quel(s) aspect(s) du métier t’attirent le plus ?
• À quoi t’attends-tu de cette formation ? (compétences que tu veux développer, missions que tu voudrais être capable d’assumer, contexte professionnel souhaité)
• Où te vois-tu dans 2 à 5 ans dans ce métier ? (évolution souhaitée, spécialisation, secteurs…)
• Quels sont tes points forts / compétences que tu estimes déjà maîtriser, et ceux que tu souhaites améliorer fortement ?

Barème et critères de sélection suggérés

Tu peux prévoir un barème pour pondérer les parties. Exemple :

Critères à valoriser :

• Cohérence entre les réponses et le métier visé (exemples réels, compréhension des missions)

• Niveau d’anglais suffisant pour la formation (minimum B2)

• Capacité à utiliser les outils numériques et bureautiques

• Capacité d’analyse, de synthèse, de planification

• Qualités humaines : autonomie, rigueur, discrétion, adaptabilité

Pour concevoir un questionnaire d’évaluation initiale adapté à la sélection des candidats pour la formation au Titre Professionnel d’Assistant(e) de Direction, je me base sur le référentiel officiel de la formation (disponible via le site du Ministère du Travail, France Compétences). Ce référentiel met l’accent sur trois blocs de compétences principaux :

1. Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions (gestion administrative, organisation, communication).
2. Gérer le traitement, l’organisation et le partage de l’information (rédaction, gestion de données, outils numériques).
3. Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques (coordination, suivi, planification).

Le questionnaire proposé évalue les compétences de base, la motivation, l’adéquation avec le profil, et inclut des mises en situation pour tester les compétences opérationnelles. Il est conçu pour être clair, structuré, et adaptable, avec des questions ouvertes et fermées pour une évaluation complète.

Questionnaire d’Évaluation Initiale

Formation : Titre Professionnel Assistant(e) de Direction

1. Informations Personnelles

Veuillez compléter les informations suivantes :

• Nom et prénom : ________________________
• Date de naissance : ________________________
• Adresse e-mail : ________________________
• Téléphone : ________________________
• Dernier diplôme obtenu (intitulé et année) : ________________________

2. Expérience Professionnelle

Veuillez indiquer vos deux dernières expériences professionnelles (ou stages significatifs) :

Question ouverte :
Quelles compétences ou expériences acquises lors de vos précédents postes pourraient être utiles pour le métier d’Assistant(e) de Direction ? (150 mots maximum)

3. Compétences Techniques

Cochez le niveau correspondant à vos compétences dans les domaines suivants :

Question ouverte :
Décrivez une situation où vous avez utilisé un outil bureautique ou numérique pour résoudre un problème ou accomplir une tâche. (100 mots maximum)

4. Compétences Relationnelles et Organisationnelles

Évaluez-vous sur une échelle de 1 à 5 (1 = faible, 5 = excellent) :

Question ouverte :
Donnez un exemple concret où vous avez démontré votre sens de l’organisation ou votre capacité à travailler en équipe. (150 mots maximum)

5. Motivation et Projet Professionnel

Répondez aux questions suivantes (150 mots maximum par réponse) :

1. Pourquoi souhaitez-vous suivre la formation de Titre Professionnel d’Assistant(e) de Direction ?
2. Quels sont vos objectifs professionnels à court terme (1-2 ans) et à moyen terme (3-5 ans) ?
3. Comment percevez-vous le rôle d’un(e) Assistant(e) de Direction dans une entreprise ?

6. Mise en Situation

Cas pratique :
Vous êtes Assistant(e) de Direction. Votre directeur vous demande d’organiser une réunion avec 10 participants externes, dont 2 internationaux, dans un délai de 5 jours. La réunion doit inclure une visioconférence et un déjeuner. Décrivez les étapes que vous suivriez pour préparer cet événement (logistique, communication, suivi). (200 mots maximum)

Cas pratique (rédaction) :
Rédigez un e-mail professionnel (150 mots maximum) pour inviter les participants à cette réunion, en précisant la date, l’heure, le lieu, et les modalités de connexion à la visioconférence.

7. Auto-Évaluation

Sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous votre capacité à :

• Gérer plusieurs tâches simultanément ? ___ /10
• Vous adapter à des situations imprévues ? ___ /10
• Travailler sous pression ? ___ /10

Question ouverte : Décrivez une situation où vous avez dû gérer une tâche urgente ou imprévue. Comment avez-vous réagi ? (100 mots maximum)

8. Évaluation Linguistique

Exercice :
Corrigez les fautes dans le paragraphe suivant :
« L’assistante de direction doit être organiser, rigoureux et avoir une bonne communication. Elle gère les agendas, rédige des documents et accueil les visiteurs. »

Question (facultative) :
Si vous parlez une langue étrangère (ex. : anglais), traduisez la phrase suivante :
« The assistant organizes meetings and manages the director’s schedule. »

9. Engagement et Disponibilité

• Je déclare avoir répondu honnêtement à ce questionnaire et être motivé(e) pour suivre la formation.
• Êtes-vous disponible pour suivre la formation à temps plein ? ☐ Oui ☐ Non (précisez vos contraintes) : ________________________

Signature : ________________________
Date : ________________________

Conseils pour l’utilisation du questionnaire

• Administration : Utilisez un format numérique (ex. : Google Forms) pour faciliter la collecte et l’analyse des réponses.
• Évaluation : Créez une grille de notation pour chaque section (ex. : 20 points pour les compétences techniques, 30 points pour la mise en situation).
• Complément : Prévoyez un entretien oral pour approfondir les réponses et évaluer l’aisance à l’oral.
• Accessibilité : Adaptez les consignes pour les candidats en situation de handicap (ex. : version en gros caractères).
• Personnalisation : Ajustez les cas pratiques en fonction des besoins spécifiques de la formation ou du secteur visé (ex. : PME, grand groupe).