Θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα ερωτηματολόγιο αξιολόγησης για την επιλογή υποψηφίων για συμμετοχή σε εκπαιδευτικά προγράμματα που οδηγούν στην απόκτηση επαγγελματικών προσόντων εκτελεστικού βοηθού.
Υπάρχουν δύο πιθανές προσεγγίσεις για τη δημιουργία αυτού του ερωτηματολογίου:
- μπορούμε να παρέχουμε το πλαίσιο αναφοράς για την εργασία, τις δραστηριότητες και τις δεξιότητες στο AI,
- ζητάμε από το AI να βασιστεί στο πλαίσιο αναφοράς που ανακτά.
Η προτεινόμενη προτροπή μπορεί να έχει περίπου την εξής μορφή:
«Πρέπει να προετοιμάσω ένα ερωτηματολόγιο αξιολόγησης για την επιλογή υποψηφίων για ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα που οδηγεί στην απόκτηση επαγγελματικών προσόντων ως εκτελεστικός βοηθός. Με βάση τις αναφορές για αυτό το πρόγραμμα, προτείνετε ένα ερωτηματολόγιο αξιολόγησης».
Παρακάτω θα βρείτε τις απαντήσεις από το ChatGPT και το Grok, καθώς το αποθετήριο δεν παρέχεται. Άλλα AI (όπως το Le Chat) έχουν δώσει αρκετά μη ικανοποιητικές απαντήσεις σε αυτό το συγκεκριμένο θέμα (δεν καλύπτονται όλα τα θέματα του αποθετηρίου…). Με την ίδια προτροπή, για παράδειγμα, το Le Chat δεν έψαξε για το αποθετήριο. Προτείνει την προσαρμογή της πρότασης «σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες του πλαισίου αναφοράς της εκπαίδευσης». Δεν αναφέρεται στην παρακολούθηση ή την οργάνωση εκδηλώσεων. Από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιεί αμέσως την επίσημη μορφή προσφώνησης, ενώ στα παραδείγματα που δίνονται θα έπρεπε να το έχουμε προσδιορίσει στην προτροπή.
Το ChatGPT προσφέρει περισσότερες ερωτήσεις που επιτρέπουν μια πραγματική αξιολόγηση του υποψηφίου γραπτά ή προφορικά, ενώ το Grok στοχεύει περισσότερο σε μια δηλωτική αυτοαξιολόγηση. Η ποιότητα της απάντησης του ChatGPT είναι πολύ ανώτερη, με μια σειρά ρεαλιστικών ερωτήσεων που επιτρέπουν την αξιολόγηση όλων των τεχνικών και διαπροσωπικών δεξιοτήτων.
Ωστόσο, και στις δύο περιπτώσεις, οι ερωτήσεις σχετικά με την εξειδίκευση στα εργαλεία (π.χ. Excel) παραμένουν δηλωτικής φύσης. Πρόσθετες προτροπές θα μας επέτρεπαν να εισέλθουμε σε περισσότερες λεπτομέρειες.
Σημειώστε ότι η απάντηση του Grok θα απαιτήσει κάποια μορφοποίηση της παρουσίασης στα γαλλικά, ιδίως για να αφαιρεθούν τα κεφαλαία γράμματα από τις λέξεις στους τίτλους.
Είναι στο χέρι σας να δοκιμάσετε διαφορετικά AI για να επιλέξετε τις πιο σχετικές απαντήσεις και να συνθέσετε μόνοι σας το τελικό ερωτηματολόγιο. Ο χρόνος που εξοικονομείται είναι προφανής, με ερωτήσεις που δεν θα είχαμε σκεφτεί, αλλά εξακολουθεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία.
Ακολουθεί η απάντηση του ChatGPT:
Ακολουθεί ένα προτεινόμενο αρχικό ερωτηματολόγιο αξιολόγησης για την επιλογή υποψηφίων για την επαγγελματική πιστοποίηση «Executive Assistant», με βάση το εθνικό πλαίσιο αναφοράς και τα δύο τμήματα δεξιοτήτων του. Μπορείτε να το προσαρμόσετε (μήκος, μορφή) ανάλογα με το πλαίσιο (συνέντευξη, γραπτή εξέταση κ.λπ.). Εάν θέλετε, μπορώ επίσης να σας δώσω μια συνοπτική έκδοση ή ένα MCQ.
Πρότυπα: βασικά σημεία που πρέπει να αξιολογηθούν
Σύμφωνα με το επίσημο πλαίσιο αναφοράς, οι κύριες δεξιότητες που απαιτούνται είναι:
- Παροχή διοικητικής και οργανωτικής υποστήριξης στην ομάδα διαχείρισης (λειτουργική διαχείριση, εργαλεία καθοδήγησης, προφορική επικοινωνία, βελτιστοποίηση διαδικασιών) helpformation.fr+2France compétences+2
- Οργάνωση και παρακολούθηση συγκεκριμένων έργων και αρχείων: παρακολούθηση πληροφοριών, συντονισμός έργων, οργάνωση εκδηλώσεων, επικοινωνία (συμπεριλαμβανομένων των αγγλικών) helpformation.fr+2France compétences+2
- Επάρκεια σε ψηφιακά εργαλεία και εργαλεία αυτοματισμού γραφείου, επίπεδο Αγγλικών B2, ακρίβεια, αυτονομία, διαπροσωπικές δεξιότητες, διακριτικότητα, προσαρμοστικότητα κ.λπ. helpformation.fr+2France compétences+2
Ερωτηματολόγιο αρχικής αξιολόγησης
Ακολουθεί ένα ερωτηματολόγιο χωρισμένο σε διάφορα μέρη: τεχνικές δεξιότητες, δεξιότητες επικοινωνίας και κίνητρα. Κάθε υποψήφιος μπορεί να κληθεί να απαντήσει γραπτώς ή κατά τη διάρκεια συνέντευξης.
Μέρος 1: Γενικές πληροφορίες
- Όνομα / Επώνυμο
- Επαγγελματικό υπόβαθρο / προηγούμενη εκπαίδευση (σχετική με βοηθούς, αυτοματοποίηση γραφείου, διαχείριση έργων κ.λπ.)
- Επίπεδο αγγλικών (προφορικά / ανάγνωση / γραφή)
- Δεξιότητες πληροφορικής: Word, Excel, PowerPoint, εργαλεία συνεργασίας (Google Drive, Teams κ.λπ.) – αυτοαξιολόγηση και παραδείγματα χρήσης
Μέρος 2: Τεχνικές δεξιότητες
(Κάθε ερώτηση μπορεί να βαθμολογηθεί, π.χ. με κλίμακα 0-5 ανάλογα με την απάντηση, ή ποιοτικά)
Διαχείριση ημερολογίου και προγραμματισμός
- Περιγράψτε μια κατάσταση στην οποία έπρεπε να διαχειριστείτε πολλά ραντεβού ή ανταγωνιστικές εργασίες. Πώς θέσατε τις προτεραιότητες;
- Τι θα κάνατε αν δύο επείγουσες συναντήσεις είχαν προγραμματιστεί την ίδια ώρα για τον διευθυντή σας;
Επεξεργασία γραπτών και προφορικών πληροφοριών
- Λαμβάνετε ένα σημαντικό εξωτερικό email, γραμμένο στα αγγλικά, στο οποίο ζητούνται πληροφορίες που πρέπει να διαβιβάσετε στη διοίκηση. Εξηγήστε πώς θα το χειριστείτε (ανάγνωση, κατανόηση, περίληψη, μετάφραση αν χρειαστεί).
- Δώστε ένα παράδειγμα για το πώς να συντάξετε τα πρακτικά μιας συνάντησης: τι τονίζετε, πώς οργανώνετε το έγγραφο, ποια είναι τα βασικά μέρη;
Εργαλεία και στοιχεία διαχείρισης
- Γνωρίζετε πώς να δημιουργήσετε ή να χρησιμοποιήσετε ένα ταμπλό; Δώστε ένα παράδειγμα (πραγματικό ή φανταστικό) των δεικτών που θεωρείτε σχετικούς για την παρακολούθηση της δραστηριότητας ενός τμήματος (π.χ. παρακολούθηση δαπανών, προθεσμίες έργων, ικανοποίηση κ.λπ.).
- Excel: γνωρίζετε τους βασικούς τύπους; Προηγμένες λειτουργίες (αναζήτηση, συγκεντρωτικοί πίνακες); Παρακαλώ εξηγήστε.
Βελτιστοποίηση διοικητικών διαδικασιών
- Περιγράψτε μια διοικητική διαδικασία που έχετε βιώσει (ή μπορείτε να φανταστείτε) και που θα μπορούσε να βελτιωθεί: πώς θα πραγματοποιούσατε αυτή τη διάγνωση, ποιες ενέργειες θα προτείνατε;
- Δώστε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα όπου έχετε προτείνει ή εφαρμόσει μια βελτίωση σε έναν οργανισμό, ακόμη και μικρή.
Παρακολούθηση πληροφοριών
- Εξηγήστε τι σημαίνει παρακολούθηση σε αυτή τη θέση εργασίας.
- Ποιες πηγές ή εργαλεία θα χρησιμοποιούσατε για να παρακολουθείτε τις ρυθμιστικές, νομικές, οικονομικές ή τομεακές εξελίξεις;
- Πώς θα επιλέγατε τις πληροφορίες που θα διαδίδονταν και σε ποιους;
Οργάνωση εκδηλώσεων / επικοινωνιακών εκστρατειών
- Εάν σας ζητηθεί να οργανώσετε μια επαγγελματική εκδήλωση (συνάντηση, συνέδριο, ημέρα ανοιχτών θυρών), ποια βήματα θα σχεδιάζατε;
- Για μια επικοινωνιακή εκστρατεία, τι θεωρείτε σημαντικό κατά την επιλογή του μέσου, του μηνύματος, του κοινού και των πόρων;
Αγγλικά
- Γράψτε μια σύντομη παράγραφο στα αγγλικά (ή μεταφράστε ένα απλό κείμενο) σχετικά με μια επαγγελματική κατάσταση (π.χ. ανακοίνωση μιας συνάντησης, απάντηση σε ένα email κ.λπ.).
- Από προφορικής άποψης, αισθάνεστε ικανός να παρουσιάσετε ένα έργο ή να απαντήσετε σε εξωτερικές επαφές στα αγγλικά; (Δώστε ένα παράδειγμα ή μια κατάσταση).
Μέρος 3: Δεξιότητες
- Περιγράψτε μια τεταμένη ή επείγουσα κατάσταση που έχετε βιώσει: πώς αντιδράσατε; Ποιες προτεραιότητες θέσατε;
- Αυτονομία / πρωτοβουλία: μπορείτε να δώσετε ένα παράδειγμα όπου έπρεπε να λάβετε μια απόφαση χωρίς άμεση εποπτεία ή να προτείνετε μια λύση σε ένα εντοπισμένο πρόβλημα;
- Διακριτικότητα / εμπιστευτικότητα: ποιες θεωρείτε ότι είναι οι βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών; Έχετε βρεθεί ποτέ σε τέτοια κατάσταση;
- Ακρίβεια, προσοχή στη λεπτομέρεια: πώς ελέγχετε ότι η εργασία σας δεν περιέχει λάθη; Δώστε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα όπου η προσοχή σας στη λεπτομέρεια έκανε τη διαφορά.
- Προσαρμοστικότητα / αντιμετώπιση απρόβλεπτων καταστάσεων: περιγράψτε μια περίπτωση όπου άλλαξε ένα σχέδιο ή συνέβη κάτι απρόβλεπτο στην εργασία ή στο έργο σας και πώς το αντιμετωπίσατε.
- Σχέσεις / επικοινωνία: πώς διαχειρίζεστε τις σχέσεις με διαφορετικά άτομα (ιεραρχικά, συναδέλφους, εξωτερικούς); Έχετε αντιμετωπίσει ποτέ μια σύγκρουση ή μια διαφορά απόψεων; Πώς την επιλύσατε;
Μέρος 4: Κίνητρα και σχέδιο καριέρας
- Γιατί θέλετε να παρακολουθήσετε αυτό το μάθημα για Εκτελεστικούς Βοηθούς; Ποια πτυχή ή πτυχές της εργασίας σας ελκύουν περισσότερο;
- Τι περιμένετε από αυτό το πρόγραμμα (δεξιότητες που θέλετε να αναπτύξετε, καθήκοντα που θέλετε να είστε σε θέση να εκτελέσετε, επιθυμητό επαγγελματικό πλαίσιο);
- Πού βλέπετε τον εαυτό σας σε αυτό το επάγγελμα σε 2 έως 5 χρόνια (επιθυμητή εξέλιξη σταδιοδρομίας, εξειδίκευση, τομείς κ.λπ.);
- Ποια είναι τα δυνατά σας σημεία/δεξιότητες που θεωρείτε ότι έχετε ήδη κατακτήσει και ποια θα θέλατε να βελτιώσετε σημαντικά;
Προτεινόμενα κριτήρια επιλογής
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια κλίμακα για να σταθμίσετε τα μέρη. Παράδειγμα:
Μέρος Πιθανό ποσοστό
Τεχνικές δεξιότητες 40-50 %
Δεξιότητες επικοινωνίας / στάση 20-30 %
Κίνητρα / σχέδιο καριέρας 20 %
Κριτήρια που πρέπει να ληφθούν υπόψη:
- Συνοχή μεταξύ των απαντήσεων και της συγκεκριμένης θέσης εργασίας (παραδείγματα από την πραγματική ζωή, κατανόηση των καθηκόντων)
- Επαρκές επίπεδο αγγλικών για το μάθημα (ελάχιστο B2)
- Ικανότητα χρήσης ψηφιακών εργαλείων και εργαλείων αυτοματισμού γραφείου
- Ικανότητα ανάλυσης, σύνοψης και σχεδιασμού
- Ανθρώπινες ιδιότητες: αυτονομία, αυστηρότητα, διακριτικότητα, προσαρμοστικότητα
Ακολουθεί η απάντηση του AI Grok, με την ίδια προτροπή:
Για να σχεδιάσω ένα αρχικό ερωτηματολόγιο αξιολόγησης προσαρμοσμένο στην επιλογή υποψηφίων για την επαγγελματική πιστοποίηση Executive Assistant, βασίστηκα στο επίσημο πλαίσιο αναφοράς κατάρτισης (διαθέσιμο μέσω του ιστότοπου France Compétences). Αυτό το πλαίσιο αναφοράς επικεντρώνεται σε τρεις κύριες ομάδες δεξιοτήτων:
- Υποστήριξη της διοίκησης σε καθημερινή βάση και διευκόλυνση της λήψης αποφάσεων (διοικητική διαχείριση, οργάνωση, επικοινωνία).
- Διαχείριση της επεξεργασίας, οργάνωσης και ανταλλαγής πληροφοριών (γραφή, διαχείριση δεδομένων, ψηφιακά εργαλεία).
- Υποστήριξη της διοίκησης στη διαχείριση συγκεκριμένων έργων και φακέλων (συντονισμός, παρακολούθηση, προγραμματισμός).
Το προτεινόμενο ερωτηματολόγιο αξιολογεί τις βασικές δεξιότητες, την κινητοποίηση και την καταλληλότητα για το προφίλ και περιλαμβάνει ασκήσεις κατάστασης για τη δοκιμή των επιχειρησιακών δεξιοτήτων. Έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι σαφές, δομημένο και προσαρμόσιμο, με ανοιχτές και κλειστές ερωτήσεις για μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση.
Ερωτηματολόγιο αρχικής αξιολόγησης
Εκπαίδευση: Επαγγελματική πιστοποίηση Εκτελεστικού Βοηθού
1. Προσωπικά στοιχεία
- Συμπληρώστε τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Πλήρες όνομα:_____________________
- Ημερομηνία γέννησης:_____________________
- Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:_____________________
- Τηλέφωνο:_____________________
- Τελευταίο πτυχίο (τίτλος και έτος):_____________________
2. Επαγγελματική εμπειρία
Παρακαλώ αναγράψτε τις δύο τελευταίες επαγγελματικές σας εμπειρίες (ή σημαντικές θέσεις εργασίας):
Θέση που κατείχατε Όνομα εταιρείας Διάρκεια (ημερομηνίες) Κύρια καθήκοντα
Ανοιχτή ερώτηση:
Ποιες δεξιότητες ή εμπειρίες που αποκτήσατε στις προηγούμενες θέσεις σας θα μπορούσαν να είναι χρήσιμες για τη θέση του Εκτελεστικού Βοηθού; (150 λέξεις το πολύ)
3. Τεχνικές δεξιότητες
Επιλέξτε το επίπεδο που αντιστοιχεί στις δεξιότητές σας στους ακόλουθους τομείς:
Εμπειρογνωμοσύνη Αρχάριος Ενδιάμεσος Προχωρημένος
Επάρκεια στη χρήση εργαλείων αυτοματισμού γραφείου (Word, Excel, PowerPoint)
Διαχείριση ημερολογίου και προγραμματισμού
Σύνταξη επαγγελματικής αλληλογραφίας και εκθέσεων
Χρήση εργαλείων τηλεδιάσκεψης (Teams, Zoom κ.λπ.)
Διαχείριση βάσεων δεδομένων ή επιχειρηματικού λογισμικού (SAP, CRM κ.λπ.)
Ανοιχτή ερώτηση:
Περιγράψτε μια κατάσταση στην οποία χρησιμοποιήσατε ένα εργαλείο γραφείου ή ψηφιακό εργαλείο για να λύσετε ένα πρόβλημα ή να ολοκληρώσετε μια εργασία (μέγιστο 100 λέξεις).
4. Διαπροσωπικές και οργανωτικές δεξιότητες
Αξιολογήστε τον εαυτό σας σε κλίμακα από 1 έως 5 (1 = κακό, 5 = άριστο):
Ειδίκευση Βαθμολογία (1-5)
Ικανότητα εργασίας σε ομάδα
Οργανωτικές δεξιότητες και διαχείριση προτεραιοτήτων
Καλές διαπροσωπικές δεξιότητες (υποδοχή, επικοινωνία)
Διακριτικότητα και σεβασμός της εμπιστευτικότητας
Ανοιχτή ερώτηση:
Δώστε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα όπου έχετε επιδείξει τις οργανωτικές σας δεξιότητες ή την ικανότητά σας να εργάζεστε ως μέλος μιας ομάδας. (μέγιστο 150 λέξεις)
5. Κίνητρα και σχέδιο καριέρας
Απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις (μέγιστο 150 λέξεις ανά απάντηση):
- Γιατί θέλετε να παρακολουθήσετε το πρόγραμμα επαγγελματικής πιστοποίησης για εκτελεστικούς βοηθούς;
- Ποιοι είναι οι επαγγελματικοί σας στόχοι βραχυπρόθεσμα (1-2 έτη) και μεσοπρόθεσμα (3-5 έτη);
- Πώς βλέπετε τον ρόλο ενός εκτελεστικού βοηθού σε μια εταιρεία;
6. Σκηνικό
Μελέτη περίπτωσης:
Είστε εκτελεστικός βοηθός. Ο διευθυντής σας σας ζητά να οργανώσετε μια συνάντηση με 10 εξωτερικούς συμμετέχοντες, συμπεριλαμβανομένων 2 διεθνών, εντός 5 ημερών. Η συνάντηση θα περιλαμβάνει τηλεδιάσκεψη και γεύμα. Περιγράψτε τα βήματα που θα ακολουθούσατε για να προετοιμάσετε αυτή την εκδήλωση (υλικοτεχνική υποστήριξη, επικοινωνία, παρακολούθηση). (Μέγιστο 200 λέξεις)
Μελέτη περίπτωσης (γραπτή):
Γράψτε ένα επαγγελματικό e-mail (μέγιστο 150 λέξεις) με το οποίο θα προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση, αναφέροντας την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο και τον τρόπο σύνδεσης με τη βιντεοδιάσκεψη.
7. Αυτοαξιολόγηση
Σε κλίμακα από 1 έως 10, πώς θα αξιολογούσατε την ικανότητά σας να:
- Διαχειρίζεστε ταυτόχρονα πολλές εργασίες; ___ /10
- Προσαρμόζεστε σε απρόβλεπτες καταστάσεις; ___ /10
- Εργάζεστε υπό πίεση; ___ /10
Μελέτη περίπτωσης:
Περιγράψτε μια κατάσταση στην οποία έπρεπε να αντιμετωπίσετε μια επείγουσα ή απροσδόκητη εργασία. Πώς αντιδράσατε (μέγιστο 100 λέξεις);
8. Αξιολόγηση γλωσσικών δεξιοτήτων
Άσκηση:
Διορθώστε τα λάθη στην ακόλουθη παράγραφο:
«Η εκτελεστική βοηθός πρέπει να είναι οργανωτική, σχολαστική και να έχει καλές επικοινωνιακές δεξιότητες. Διαχειρίζεται ημερολόγια, συντάσσει έγγραφα και υποδέχεται επισκέπτες.»
Ερώτηση (προαιρετική):
Εάν μιλάτε μια ξένη γλώσσα (π.χ. αγγλικά), μεταφράστε την ακόλουθη πρόταση:
«Η βοηθός οργανώνει συναντήσεις και διαχειρίζεται το πρόγραμμα του διευθυντή.»
9. Δέσμευση και διαθεσιμότητα
Δηλώνω ότι έχω απαντήσει ειλικρινά σε αυτό το ερωτηματολόγιο και ότι έχω κίνητρο να παρακολουθήσω το μάθημα.
Είστε διαθέσιμοι να παρακολουθήσετε το μάθημα με πλήρη απασχόληση; ☐ Ναι ☐ Όχι (παρακαλώ προσδιορίστε τους περιορισμούς σας): _____________________
Ημερομηνία και υπογραφή:
Συμβουλές για τη χρήση του ερωτηματολογίου:
- Διοίκηση: Χρησιμοποιήστε ψηφιακή μορφή (π.χ. Google Forms) για να διευκολύνετε τη συλλογή και την ανάλυση των απαντήσεων.
- Αξιολόγηση: Δημιουργήστε ένα πλέγμα βαθμολόγησης για κάθε ενότητα (π.χ. 20 βαθμοί για τεχνικές δεξιότητες, 30 βαθμοί για το παιχνίδι ρόλων).
- Συμπλήρωμα: Προγραμματίστε μια προφορική συνέντευξη για να επεκτείνετε τις απαντήσεις και να αξιολογήσετε την προφορική ευχέρεια.
- Προσβασιμότητα: Προσαρμόστε τις οδηγίες για υποψηφίους με αναπηρίες (π.χ. έκδοση με μεγάλα γράμματα).
- Προσαρμογή: Προσαρμόστε τις μελέτες περιπτώσεων στις συγκεκριμένες ανάγκες του μαθήματος ή του τομέα-στόχου (π.χ. ΜΜΕ, μεγάλος όμιλος).