Queremos crear un cuestionario de evaluación para seleccionar a los candidatos que accederán a los cursos de formación que conducen a la cualificación profesional de asistente ejecutivo.
Hay dos posibles enfoques para generar este cuestionario:
- podemos proporcionar el marco de referencia del puesto, las actividades y las competencias a la IA,
- pedimos a la IA que se base en el marco de referencia que obtiene.
La sugerencia podría ser algo así:
«Necesito preparar un cuestionario de evaluación para seleccionar candidatos para un curso de formación que conduce a la cualificación profesional de asistente ejecutivo. Basándote en las referencias de este curso, sugiere un cuestionario de evaluación».
A continuación encontrarás las respuestas de ChatGPT y Grok, ya que no se proporcionó el repositorio. Otras IA (como Le Chat) han dado respuestas bastante insatisfactorias sobre este tema en particular (no se cubren todos los temas del repositorio…). Con esta misma indicación, por ejemplo, Le Chat no buscó el repositorio. Sugiere adaptar la propuesta «en función de las especificidades del marco de referencia de la formación». No aborda el seguimiento ni la organización de eventos. Por otro lado, utiliza directamente la forma de tratamiento formal, mientras que en los ejemplos dados deberíamos haberlo especificado en la indicación.
ChatGPT ofrece más preguntas que permiten una evaluación real del candidato por escrito u oralmente, mientras que Grok se centra más en una autoevaluación declarativa. La calidad de la respuesta de ChatGPT es muy superior, con una serie de preguntas realistas que permiten evaluar todas las competencias técnicas e interpersonales.
Sin embargo, en ambos casos, las preguntas sobre el dominio de las herramientas (Excel, por ejemplo) siguen siendo de carácter declarativo. Las indicaciones adicionales nos permitirían entrar en más detalles.
Ten en cuenta que la respuesta de Grok requerirá cierto formato de la presentación en francés, en particular para eliminar las mayúsculas de las palabras de los títulos.
Depende de ti probar diferentes IA para seleccionar las respuestas más relevantes y sintetizar usted mismo el cuestionario final. El ahorro de tiempo es evidente, con preguntas que no se nos habrían ocurrido, pero sigue siendo una operación que requiere mucho tiempo.
Aquí está la respuesta de ChatGPT:
A continuación se presenta un cuestionario de evaluación inicial sugerido para seleccionar candidatos para la cualificación profesional de «Asistente ejecutivo», basado en el marco de referencia nacional y sus dos bloques de competencias. Puedes adaptarlo (longitud, formato) para que se ajuste a su contexto (entrevista, prueba escrita, etc.). Si quieres, también puedo proporcionarle una versión resumida o un cuestionario de opción múltiple.
Normas: puntos clave a evaluar
Según el marco de referencia oficial, las principales competencias que se esperan son:
- Prestar apoyo administrativo y organizativo al equipo directivo (gestión operativa, herramientas de dirección, interfaz oral, optimización de procesos). helpformation.fr+2France compétences+2
- Organización y seguimiento de proyectos y expedientes específicos: seguimiento de la información, coordinación de proyectos, organización de eventos, comunicación (incluido el inglés).helpformation.fr+2France compétences+2
- Dominio de herramientas digitales y de ofimática, nivel B2 de inglés, rigor, autonomía, habilidades interpersonales, discreción, adaptabilidad, etc. helpformation.fr+2France compétences+2
Cuestionario de evaluación inicial
Aquí hay un cuestionario dividido en varias partes: habilidades técnicas, habilidades sociales y motivación. Se puede pedir a cada candidato que responda por escrito o durante una entrevista.
Parte 1: Información general
- Nombre / Apellidos
- Experiencia profesional / formación previa (relacionada con asistentes, ofimática, gestión de proyectos, etc.)
- Nivel de inglés (hablado / leído / escrito)
- Conocimientos informáticos: Word, Excel, PowerPoint, herramientas colaborativas (Google Drive, Teams, etc.) – autoevaluación y ejemplos de uso
Parte 2: Habilidades técnicas
(Cada pregunta puede puntuarse, por ejemplo, del 0 al 5, dependiendo de la respuesta, o cualitativamente).
Gestión y planificación de la agenda
- Describe una situación en la que hayas tenido que gestionar varias citas o tareas que competían entre sí.
- ¿Cómo estableciste las prioridades?
- ¿Qué harías si se programaran dos reuniones urgentes a la misma hora para su jefe?
Procesamiento de información escrita y oral
- Recibes un correo electrónico externo importante, escrito en inglés, en el que te solicitan información que debe transmitir a su dirección.
- Explica cómo lo harías (leer, comprender, resumir, traducir si es necesario).
- Pon un ejemplo de cómo redactar el acta de una reunión: ¿qué destacas, cómo organizas el documento, cuáles son las partes esenciales?
Herramientas y cifras de gestión.
- Sabes cómo crear o utilizar un panel de control?
-
Pon un ejemplo (real o ficticio) de los indicadores que consideras relevantes para supervisar la actividad de un departamento (por ejemplo, supervisar los gastos, los plazos de los proyectos, la satisfacción, etc.).
-
Excel: ¿conoces las fórmulas básicas? ¿Funciones avanzadas (búsqueda, tablas dinámicas)? Explícalo.
Optimización de los procesos administrativos
- Describe un proceso administrativo que hayas experimentado (o que puedas imaginar) y que podría mejorarse: ¿cómo llevarías a cabo este diagnóstico, qué medidas propondrías?
- Da un ejemplo concreto en el que hayas propuesto o implementado una mejora en una organización, aunque sea pequeña.
Vigilancia de la información
- Explica qué significa supervisar en este trabajo.
- ¿Qué fuentes o herramientas utilizarías para supervisar la evolución normativa, jurídica, económica o sectorial?
- ¿Cómo seleccionarías la información que se debe difundir y a quién se la difundiría?
Organización de eventos/campañas de comunicación
- Si te pidieran organizar un evento profesional (reunión, conferencia, jornada de puertas abiertas), ¿qué pasos planificarías?
- En el caso de una campaña de comunicación, ¿qué crees que es importante a la hora de elegir el medio, el mensaje, el público y los recursos?
Inglés
- Escribe un breve párrafo en inglés (o traduce un texto sencillo) sobre una situación profesional (por ejemplo, anunciar una reunión, responder a un correo electrónico, etc.).
- ¿Te sientes capaz de presentar un proyecto o responder a contactos externos en inglés de forma oral? (Da un ejemplo o una situación).
Parte 3: Habilidades sociales
- Describe una situación tensa o urgente que hayas vivido: ¿cómo reaccionaste? ¿Qué prioridades estableciste?
- Autonomía/iniciativa: ¿puedes dar un ejemplo en el que tuvieras que tomar una decisión sin supervisión inmediata o proponer una solución a un problema identificado?
- Discreción/confidencialidad: ¿cuáles crees que son las mejores prácticas para manejar información confidencial? ¿Alguna vez te has encontrado en este tipo de situación?
- Rigor, precisión, atención al detalle: ¿cómo compruebas que su trabajo no contiene errores? Da un ejemplo concreto en el que su atención al detalle haya marcado la diferencia.
- Adaptabilidad/gestión de imprevistos: cuéntanos alguna ocasión en la que un plan cambiara o sucediera algo inesperado en tu trabajo o proyecto, y cómo lo afrontaste.
- Relaciones/comunicación: ¿cómo gestionas las relaciones con diferentes personas (jerárquicas, compañeros, externas)? ¿Alguna vez has tenido que lidiar con un conflicto o una diferencia de opinión? ¿Cómo lo resolviste?
Parte 4: Motivación y plan de carrera
- ¿Por qué quieres hacer este curso de asistente ejecutivo? ¿Qué aspectos del trabajo te atraen más?
- ¿Qué esperas de este curso (habilidades que quieres desarrollar, tareas que quieres ser capaz de realizar, contexto profesional deseado)?
- ¿Dónde te ves en esta profesión dentro de 2 a 5 años (desarrollo profesional deseado, especialización, sectores, etc.)?
- ¿Cuáles son tus puntos fuertes/habilidades que consideras que ya dominas y cuáles te gustaría mejorar significativamente?
Criterios de selección sugeridos
Puede utilizar una balanza para pesar las piezas. Ejemplo:
| Parte | Porcentaje posible |
| Habilidades técnicas | 40-50 % |
| Habilidades sociales | 20-30 % |
| Motivación/plan de carrera | 20 % |
Criterios a tener en cuenta:
- Coherencia entre las respuestas y el puesto en cuestión (ejemplos de la vida real, comprensión de las tareas).
- Nivel suficiente de inglés para el curso (mínimo B2).
- Capacidad para utilizar herramientas digitales y de ofimática.
- Capacidad para analizar, resumir y planificar.
- Cualidades humanas: autonomía, rigor, discreción, adaptabilidad.
A continuación se muestra la respuesta de AI Grok, con la misma indicación:
Para diseñar un cuestionario de evaluación inicial adaptado a la selección de candidatos para la cualificación profesional de asistente ejecutivo, me basé en el marco de referencia oficial de formación (disponible en el sitio web de France Compétences). Este marco de referencia se centra en tres bloques de competencias principales:
- Asistir a la dirección en el día a día y facilitar la toma de decisiones (gestión administrativa, organización, comunicación).
- Gestionar el tratamiento, la organización y el intercambio de información (redacción, gestión de datos, herramientas digitales).
- Asistir a la dirección en la gestión de proyectos y expedientes específicos (coordinación, seguimiento, planificación).
El cuestionario propuesto evalúa las competencias básicas, la motivación y la adecuación al perfil, e incluye ejercicios situacionales para poner a prueba las competencias operativas. Está diseñado para ser claro, estructurado y adaptable, con preguntas abiertas y cerradas para una evaluación exhaustiva.
Cuestionario de evaluación inicial
Formación: Título profesional de asistente ejecutivo
1. Información personal
Por favor, completa la siguiente información:
- Nombre completo:_____________________
- Fecha de nacimiento:_____________________
- Dirección de correo electrónico:_____________________
- Teléfono:_____________________
- Último título obtenido (nombre y año):_____________________
2. Experiencia profesional
Enumera sus dos últimas experiencias profesionales (o prácticas laborales significativas):
| Posición/Puesto laboral | Nombre de la empresa | Duración (Fechas) | Tareas principales |
Pregunta abierta:
¿Qué habilidades o experiencia adquiridas en tus puestos anteriores podrían ser útiles para el puesto de asistente ejecutivo? (150 palabras como máximo)
3. Habilidades técnicas
Marque el nivel correspondiente a sus habilidades en las siguientes áreas:
| Experiencia | Principiante | Intermedio | Avanzado |
| Dominio de las herramientas de ofimática. (Word, Excel, PowerPoint) | |||
| Gestión del diario y la agenda | |||
| Redacción de correspondencia y informes profesionales | |||
| Uso de herramientas de videoconferencia (Teams, Zoom, etc.) | |||
| Gestión de bases de datos o software empresarial (SAP, CRM, etc.) |
Pregunta abierta:
Describe una situación en la que utilizaste una herramienta de oficina o digital para resolver un problema o completar una tarea (máximo 100 palabras).
4. Habilidades interpersonales y organizativas
Califícate en una escala del 1 al 5 (1 = malo, 5 = excelente):
| Experiencia | Nota(1-5) |
| Habilidad para trabajar en equipo | |
| Capacidad de organización y gestión de prioridades | |
| Buenas habilidades interpersonales (recepción, comunicación) | |
| Discreción y respeto por la confidencialidad |
Pregunta abierta:
Da un ejemplo concreto en el que hayas demostrado tus habilidades organizativas o tu capacidad para trabajar en equipo. (150 palabras como máximo)
5. Motivación y plan de carrera
Responda a las siguientes preguntas (máximo 150 palabras por respuesta):
- ¿Por qué quieres realizar el curso de cualificación profesional de asistente ejecutivo?
- ¿Cuáles son tus objetivos profesionales a corto plazo (1-2 años) y a medio plazo (3-5 años)?
- ¿Cómo ves el papel de un asistente ejecutivo en una empresa?
6. Preparando el escenario
Caso de estudio:
Eres asistente ejecutivo. Tu jefe te pide que organices una reunión con 10 participantes externos, incluidos 2 internacionales, en un plazo de 5 días. La reunión incluirá una videoconferencia y un almuerzo. Describe los pasos que seguirías para preparar este evento (logística, comunicación, seguimiento). (200 palabras como máximo)
Estudio de caso (redacción):
Redacta un correo electrónico profesional (150 palabras como máximo) invitando a los participantes a esta reunión, especificando la fecha, la hora, el lugar y cómo conectarse a la videoconferencia.
7. Autoevaluación
En una escala del 1 al 10, ¿cómo calificaría su capacidad para:
- ¿Gestionar varias tareas simultáneamente? ___ /10
- ¿Adaptarse a situaciones inesperadas? ___ /10
- ¿Trabajar bajo presión? ___ /10
Caso de estudio:
Describe una situación en la que tuviste que lidiar con una tarea urgente o inesperada. ¿Cómo reaccionaste (máximo 100 palabras)?
8. Evaluación lingüística
Ejercicio:
Corrige los errores del siguiente párrafo:
«La asistente ejecutiva debe ser organizada, meticulosa y buena comunicadora. Se encarga de gestionar agendas, redactar documentos y recibir a los visitantes».
Pregunta (opcional):
Si hablas un idioma extranjero (por ejemplo, inglés), traduce la siguiente frase:
«La asistente organiza reuniones y gestiona la agenda del director».
9. Compromiso y disponibilidad
Declaro que he respondido a este cuestionario con veracidad y que estoy motivado para realizar el curso.
¿Está disponible para seguir el curso a tiempo completo? ☐ Sí ☐ No (especifique sus limitaciones): _____________________
Fecha y firma:
Consejos para utilizar el cuestionario:
- Administración: Utiliza un formato digital (por ejemplo, Google Forms) para facilitar la recopilación y el análisis de las respuestas.
- Evaluación: Crea una tabla de puntuación para cada sección (por ejemplo, 20 puntos para las habilidades técnicas, 30 puntos para la representación de roles).
- Complemento: planifica una entrevista oral para ampliar las respuestas y evaluar la fluidez oral.
- Accesibilidad: adapta las instrucciones para los candidatos con discapacidad (por ejemplo, versión en letra grande).
- Personalización: ajusta los casos prácticos para que se adapten a las necesidades específicas del curso o del sector al que se dirige (por ejemplo, pymes, grandes grupos).