Vogliamo creare un questionario di valutazione per selezionare i candidati all’ammissione ai corsi di formazione che portano alla qualifica professionale di assistente esecutivo.
Esistono due possibili approcci per generare questo questionario:
- possiamo fornire all’IA il quadro di riferimento relativo al lavoro, alle attività e alle competenze,
- chiediamo all’IA di basarsi sul quadro di riferimento che recupera.
Il suggerimento potrebbe essere simile al seguente:
“Devo preparare un questionario di valutazione per selezionare i candidati a un corso di formazione finalizzato al conseguimento della qualifica professionale di assistente esecutivo. Sulla base delle indicazioni relative a questo corso, suggerisci un questionario di valutazione.”
Di seguito troverete le risposte di ChatGPT e Grok, poiché il repository non è stato fornito. Altre IA (come Le Chat) hanno prodotto risposte piuttosto insoddisfacenti su questo particolare argomento (non tutti gli argomenti del repository sono trattati…). Con lo stesso prompt, ad esempio, Le Chat non ha cercato il repository. Suggerisce di adattare la proposta “in base alle specificità del quadro di riferimento formativo”. Non affronta il monitoraggio o l’organizzazione degli eventi. D’altra parte, utilizza subito la forma formale di indirizzo, mentre negli esempi forniti avremmo dovuto specificarlo nel prompt.
ChatGPT offre più domande che consentono una valutazione reale del candidato in forma scritta o orale, mentre Grok è più orientato verso un’autovalutazione dichiarativa. La qualità delle risposte di ChatGPT è di gran lunga superiore, con una serie di domande realistiche che consentono di valutare tutte le competenze tecniche e interpersonali.
Tuttavia, in entrambi i casi, le domande relative alla padronanza degli strumenti (ad esempio Excel) rimangono di natura dichiarativa. Ulteriori domande ci consentirebbero di entrare maggiormente nel dettaglio.
Si noti che la risposta di Grok richiederà una certa formattazione della presentazione in francese, in particolare per rimuovere le lettere maiuscole dalle parole nei titoli.
Sta a te testare diverse IA per selezionare le risposte più pertinenti e sintetizzare tu stesso il questionario finale. Il risparmio di tempo è evidente, con domande a cui non avremmo mai pensato, ma resta comunque un’operazione che richiede tempo.
Ecco il feedback di ChatGPT:
Ecco un questionario di valutazione iniziale suggerito per la selezione dei candidati alla qualifica professionale di “Assistente esecutivo”, basato sul quadro di riferimento nazionale e sui suoi due blocchi di competenze. È possibile adattarlo (lunghezza, formato) al proprio contesto (colloquio, prova scritta, ecc.). Se lo desiderate, posso anche fornirvi una versione sintetica o un questionario a scelta multipla.
Standard: punti chiave da valutare
Secondo il quadro di riferimento ufficiale, le competenze principali richieste sono:
- Fornire supporto amministrativo e organizzativo al team dirigenziale (gestione operativa, strumenti di controllo, interfaccia orale, ottimizzazione dei processi) helpformation.fr+2France compétences+2
- Organizzazione e monitoraggio di progetti e dossier specifici: monitoraggio delle informazioni, coordinamento dei progetti, organizzazione di eventi, comunicazione (anche in inglese) helpformation.fr+2France compétences+2
- Competenza nell’uso degli strumenti digitali e di automazione d’ufficio, inglese livello B2, rigore, autonomia, capacità relazionali, discrezione, adattabilità, ecc. helpformation.fr+2France compétences+2
Questionario di valutazione iniziale
Ecco un questionario suddiviso in diverse parti: competenze tecniche, competenze trasversali e motivazione. A ciascun candidato può essere chiesto di rispondere per iscritto o durante un colloquio.
Parte 1: Informazioni generali
- Nome / Cognome
- Esperienza professionale / formazione precedente (relativa ad assistenti, automazione d’ufficio, gestione di progetti, ecc.)
- Livello di inglese (parlato / letto / scritto)
- Competenze informatiche: Word, Excel, PowerPoint, strumenti collaborativi (Google Drive, Teams, ecc.) – autovalutazione ed esempi di utilizzo
Parte 2: Competenze tecniche
(Ogni domanda può essere valutata, ad esempio su una scala da 0 a 5 a seconda della risposta, oppure qualitativamente).
Gestione e pianificazione dell’agenda
- Descrivi una situazione in cui hai dovuto gestire diversi appuntamenti o compiti concorrenti. Come hai stabilito le priorità?
- Cosa faresti se fossero in programma due riunioni urgenti contemporaneamente per il tuo responsabile?
Elaborazione delle informazioni scritte e parlate
- Ricevi un’importante e-mail esterna, scritta in inglese, che richiede informazioni che devi trasmettere alla tua direzione. Spiega come procederesti (leggendo, comprendendo, riassumendo, traducendo se necessario).
- Fornisci un esempio di come redigere il verbale di una riunione: cosa sottolinei, come organizzi il documento, quali sono le parti essenziali?
Strumenti e dati di gestione
- Sai come creare o utilizzare un dashboard? Fornisci un esempio (reale o fittizio) degli indicatori che ritieni rilevanti per monitorare l’attività di un reparto (ad esempio, monitoraggio delle spese, scadenze dei progetti, soddisfazione, ecc.).
- Excel: conosci le formule di base? Funzioni avanzate (ricerca, tabelle pivot)? Spiegaci.
Ottimizzazione dei processi amministrativi
- Descrivi un processo amministrativo che hai sperimentato (o che puoi immaginare) e che potrebbe essere migliorato: come effettueresti questa diagnosi, quali azioni proporresti?
- Fornisci un esempio concreto in cui hai proposto o implementato un miglioramento in un’organizzazione, anche se di piccola entità.
Informazioni di vigilanza
- Spiega cosa significa “monitoraggio” in questo lavoro.
- Quali fonti o strumenti utilizzeresti per monitorare gli sviluppi normativi, legali, economici o settoriali?
- Come selezioneresti le informazioni da diffondere e a chi?
Organizzazione di eventi / campagne di comunicazione
- Se ti viene chiesto di organizzare un evento professionale (riunione, conferenza, open day), quali passaggi pianifichi?
- Per una campagna di comunicazione, cosa ritieni importante nella scelta del mezzo, del messaggio, del pubblico e delle risorse?
English
- Scrivi un breve paragrafo in inglese (o traduci un testo semplice) su una situazione professionale (ad esempio, annunciare una riunione, rispondere a un’e-mail, ecc.).
- A livello orale, ti senti in grado di presentare un progetto o rispondere a contatti esterni in inglese? (Fornisci un esempio o una situazione).
Parte 3: Competenze trasversali
- Descrivi una situazione tesa o urgente che hai vissuto: come hai reagito? Quali priorità hai stabilito?
- Autonomia/iniziativa: puoi fornire un esempio in cui hai dovuto prendere una decisione senza supervisione immediata o proporre una soluzione a un problema individuato?
- Discrezione / riservatezza: quali sono secondo te le migliori pratiche per gestire le informazioni sensibili? Ti sei mai trovato in una situazione del genere?
- Accuratezza, precisione, attenzione ai dettagli: come controlli che il tuo lavoro non contenga errori? Fornisci un esempio concreto in cui la tua attenzione ai dettagli ha fatto la differenza.
- Adattabilità / gestione degli imprevisti: raccontaci di una volta in cui un piano è cambiato o è successo qualcosa di inaspettato nel tuo lavoro o progetto e di come hai affrontato la situazione.
- Relazioni / comunicazione: come gestisci le relazioni con persone diverse (gerarchiche, colleghi, esterni)? Hai mai dovuto affrontare un conflitto o una divergenza di opinioni? Come l’hai risolto?
Parte 4: Motivazione e piano di carriera
- Perché vuoi seguire questo corso per assistente esecutivo? Quali aspetti del lavoro ti attraggono maggiormente?
- Cosa ti aspetti da questo corso (competenze che desideri sviluppare, compiti che desideri essere in grado di svolgere, contesto professionale desiderato)?
- Dove ti vedi in questa professione tra 2-5 anni (sviluppo professionale desiderato, specializzazione, settori, ecc.)?
- Quali sono i tuoi punti di forza/competenze che ritieni di aver già acquisito e quelli che vorresti migliorare in modo significativo?
Criteri di selezione suggeriti
È possibile utilizzare una bilancia per pesare le parti. Esempio:
| Parte | Percentuale possibile |
| Competenze tecniche | 40-50 % |
| Capacità relazionali / atteggiamento | 20-30 % |
| Motivazione / piano di carriera | 20 % |
Criteri da prendere in considerazione:
- Coerenza tra le risposte e il lavoro in questione (esempi di vita reale, comprensione dei compiti)
- Livello di inglese sufficiente per il corso (minimo B2)
- Capacità di utilizzare strumenti digitali e di automazione dell’ufficio
- Capacità di analizzare, sintetizzare e pianificare
- Qualità personali: autonomia, rigore, discrezione, adattabilità
Di seguito è riportata la risposta di AI Grok, con lo stesso prompt:
Per elaborare un questionario di valutazione iniziale su misura per la selezione dei candidati alla qualifica professionale di assistente esecutivo, mi sono basato sul quadro di riferimento ufficiale per la formazione (disponibile sul sito web France Compétences). Questo quadro di riferimento si concentra su tre principali blocchi di competenze:
- Assistere la direzione nelle attività quotidiane e facilitare il processo decisionale (gestione amministrativa, organizzazione, comunicazione).
- Gestire l’elaborazione, l’organizzazione e la condivisione delle informazioni (scrittura, gestione dei dati, strumenti digitali).
- Assistenza alla direzione nella gestione di progetti e dossier specifici (coordinamento, monitoraggio, pianificazione).
Il questionario proposto valuta le competenze di base, la motivazione e l’adeguatezza al profilo e include esercizi situazionali per testare le competenze operative. È progettato per essere chiaro, strutturato e adattabile, con domande aperte e chiuse per una valutazione completa.
Questionario di valutazione iniziale
Formazione: qualifica professionale di assistente esecutivo
1. Dati personali
- Si prega di compilare le seguenti informazioni:
- Nome completo:_____________________
- Data di nascita:_____________________
- Indirizzo e-mail:_____________________
- Telefono:_____________________
- Ultimo diploma conseguito (titolo e anno):_____________________
2. Esperienza professionale
Elenca le tue ultime due esperienze professionali (o tirocini significativi):
| Posizione ricoperta | Nome dell’azienda | Durata (date) | Compiti principali |
Domanda aperta:
Quali competenze o esperienze acquisite nei tuoi precedenti incarichi potrebbero essere utili per il lavoro di Assistente esecutivo? (Massimo 150 parole)
3. Competenze tecniche
Seleziona il livello corrispondente alle tue competenze nelle seguenti aree:
| Competenza | Principiante | Intermedio | Avanzato |
| Ottima padronanza degli strumenti di automazione d’ufficio (Word, Excel, PowerPoint) | |||
| Gestione dell’agenda e degli appuntamenti | |||
| Scrittura di corrispondenza e relazioni professionali | |||
| Utilizzo di strumenti di videoconferenza (Teams, Zoom, ecc.) | |||
| Gestione di database o software aziendali (SAP, CRM, ecc.) |
Domanda aperta:
Descrivi una situazione in cui hai utilizzato uno strumento digitale o da ufficio per risolvere un problema o portare a termine un compito (massimo 100 parole).
4. Capacità interpersonali e organizzative
Valutati su una scala da 1 a 5 (1 = scarso, 5 = eccellente):
| Competenza | Nota (1-5) |
| Capacità di lavorare in gruppo | |
| Capacità organizzative e gestione delle priorità | |
| Buone capacità interpersonali (accoglienza, comunicazione) | |
| Discrezione e rispetto della riservatezza |
Domanda aperta:
Fornisci un esempio concreto in cui hai dimostrato le tue capacità organizzative o la tua capacità di lavorare in gruppo. (Massimo 150 parole)
5. Motivazione e piano di carriera
Rispondi alle seguenti domande (massimo 150 parole per risposta):
- Perché desideri frequentare il corso di qualificazione professionale per assistente esecutivo?
Quali sono i tuoi obiettivi professionali a breve termine (1-2 anni) e a medio termine (3-5 anni)?
Come vedi il ruolo di un assistente esecutivo in un’azienda?
6. Preparare la scena
Caso di studio:
Sei un assistente esecutivo. Il tuo responsabile ti chiede di organizzare una riunione con 10 partecipanti esterni, tra cui 2 internazionali, entro 5 giorni. La riunione prevede una videoconferenza e un pranzo. Descrivi i passaggi che intraprenderesti per preparare questo evento (logistica, comunicazione, follow-up). (Massimo 200 parole)
Caso di studio (scrittura):
Scrivi un’e-mail professionale (massimo 150 parole) invitando i partecipanti a questa riunione, specificando la data, l’ora, il luogo e le modalità di connessione alla videoconferenza.
7. Autovalutazione
Su una scala da 1 a 10, come valuteresti la tua capacità di:
- Gestire più attività contemporaneamente? ___ /10
- Adattarsi a situazioni impreviste? ___ /10
- Lavoro sotto pressione? ___ /10
Caso di studio:
Descrivi una situazione in cui hai dovuto affrontare un compito urgente o imprevisto. Come hai reagito (massimo 100 parole)?
8. Valutazione linguistica
Esercizio:
Correggi gli errori nel seguente paragrafo:
“L’assistente esecutivo deve essere organizzato, meticoloso e bravo a comunicare. Gestisce agende, redige bozze di documenti e accoglie i visitatori.”
Domanda (facoltativa):
Se parli una lingua straniera (ad esempio l’inglese), traduci la seguente frase:
“L’assistente organizza le riunioni e gestisce l’agenda del direttore.”
9. Impegno e disponibilità
Dichiaro di aver risposto in modo veritiero al presente questionario e di essere motivato a seguire il corso.
È disponibile a seguire il corso a tempo pieno? ☐ Sì ☐ No (specificare eventuali impedimenti): _____________________
Data e firma:
Suggerimenti per l’utilizzo del questionario:
- Amministrazione: utilizzare un formato digitale (ad esempio Google Forms) per facilitare la raccolta e l’analisi delle risposte.
- Valutazione: creare una griglia di punteggio per ogni sezione (ad esempio, 20 punti per le competenze tecniche, 30 punti per il role-playing).
- Complemento: Organizza un colloquio orale per approfondire le risposte e valutare la fluidità orale.
- Accessibilità: Adattare le istruzioni per i candidati con disabilità (ad esempio, versione con caratteri grandi).
- Personalizzazione: adattare i casi di studio alle esigenze specifiche del corso o del settore di riferimento (ad esempio PMI, grandi gruppi).